Vacature Directiesecretaresse

Wat doe je als directiesecretaresse?

In deze functie werk je primair voor de directeur, hoewel de operationeel manager ook een beroep op je zal doen. Daarnaast is er ook tijd ingeruimd om te ondersteunen bij diverse werkzaamheden op het gebied van personeelszaken.

Hoe doe je dat?

Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de directeur, zo maak je niet alleen afspraken en verzamel je de stukken maar houd je ook de focus op het opvolgen en bewaken van actiepunten. Je pakt zaken op, plant tijd in om voor te kunnen bereiden en attendeert op deadlines. Het organiseren, voorbereiden en notuleren van Bestuursvergaderingen (6x per jaar) en MT-vergaderingen (4x per jaar). Het onderhouden van de in- en externe contacten, zowel nationaal als internationaal. Bijhouden van het digitale archief en opzoeken van gegevens. Beheren van de mailbox van de directeur en hier zo veel mogelijk op anticiperen. Coördineren en/of boeken van reizen, hotels en vervoer en vervolgens het verwerken van de declaraties. Opvragen en verzamelen van gegevens. Ondersteunen bij een jaarlijks event m.b.t. de begeleiding van de VIP's en het verzorgen van een gastvrouwrol.

Daarnaast kan de operationeel manager jouw hulp vragen bij het beheren van de agenda, maken van afspraken en opvragen van gegevens en het bewaken van deadlines.

Samen met de directeur ben je verantwoordelijk voor taken op het gebied van Human Resources. Je kunt hierbij denken aan het verwerken van de ziek- en herstelmeldingen en onderhouden van contact met de Arbodienst. Mede organiseren van de on- en offboarding. Opstellen van (standaard) arbeidscontracten, aanvragen van pensioen en bijhouden van de personeelsdossiers. Verzorgen van de correspondentie en mailingen. Voorbereiden van de maandelijkse salarisverwerking. Ondersteunen bij werving & selectietrajecten. Verwerken van mutaties. Verzorgen van de BHV-coördinatie .

3 redenen waarom deze functie je op het lijf geschreven is

Pro-actief

Binnen een dynamische (deels internationale) werkomgeving ben je pro-actief, zelfstandig en in staat snel te schakelen.

Secuur, politiek sensitief en integer

Je hebt plezier en ervaring in het maken van complexe agenda-afspraken op bestuurlijk en politiek niveau waarbij dienstverlening het uitgangspunt is.

Waar kom je terecht?

Werken bij WorldSkills Netherlands betekent werken bij een betrokken organisatie met een groot maatschappelijk belang. Je collega's hebben passie voor het onderwerp en de doelgroep waar zij voor werken. Het kantoor bevindt zich in Waddinxveen en er wordt gewerkt vanuit een mooi en licht kantoor. Je kunt hier parkeren en het station is op loopafstand te bereiken. De bedrijfscultuur is informeel.

De voordelen van werken bij
WorldSkills Netherlands

Er zijn extra's

Denk aan een laptop, telefoon met abonnement, mogelijkheid tot training of opleiding en als dit nodig is voor de functie een jaarlijks tripje naar het buitenland met de studenten uit ons Team Netherlands tijdens een EK of WK voor beroepen.

Jij gaat impact maken

WorldSkills Netherlands inspireert vmbo-scholieren en mbo-studenten om na te denken over hun toekomst, dagen hen uit om het beste uit zichzelf te halen en motiveren hen om zich hier volledig voor in te zetten. Dit draagt o.a. bij aan de trots en passie van vakmannen en vakvrouwen. Vakmanschap wordt alsmaar belangrijk voor Nederland. Door dit te promoten kun je binnen deze functie écht impact maken. Je werkt in een jong en enthousiast team en informele omgeving, met een sterk en gemeenschappelijke missie met een doel.

Alle sollicitaties lopen via Bureau Slabbers de Lange.

Functie:	directiesecretaresse
Startdatum:	22-01-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	HBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	onbekend – onbekend
Uren per week:	1 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Stichting Skills Friends via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.